Tudo funciona melhor com planejamento e organização. Mas não basta ter gente experiente e engajada para que um projeto tenha sucesso: é preciso contar com direcionadores, ou seja, pessoas responsáveis por garantir a entrega de cada etapa. Exatamente por isso, a matriz de responsabilidades é essencial para um projeto.
Ela designa as pessoas ou funções que vão assumir a responsabilidade pela realização das atividades e pela entrega de cada fase do projeto. Assim, garante o cumprimento de cronogramas e ajuda a obter o melhor resultado possível.
Continue lendo o post para entender melhor como funciona essa ferramenta que pode ajudar sua organização a obter mais sucesso no mercado!
O que é uma matriz de responsabilidades?
É uma ferramenta utilizada pela gestão de pessoas no desenvolvimento de projetos, definindo os deveres que cada membro terá dentro do time ao longo do tempo. Se você já ouviu falar de matriz RACI, saiba que é a mesma coisa. O nome vem de um acrônimo, que determina os papéis dos envolvidos. Veja!
- R (Responsible) — é quem assume a responsabilidade de entregar o projeto.
- A (Accountable) — é a autoridade que aprova as atividades, respondendo pela demanda.
- C (Consulted) — alguém mais experiente que serve como conselheiro ou consultor para o projeto.
- I (Informed) — quem deve ser informado sobre a atividade por meio de avisos da conclusão dos fluxos.
Quais os tipos de matrizes de responsabilidade?
O conceito é apenas um. A ideia é construir uma matriz tal qual as usadas na matemática. São cruzadas as linhas e colunas: nas primeiras, você elenca as atividades do projeto (ou da organização) e, nas últimas, relaciona a equipe.
Nas células que se formam com o cruzamento de linhas e coluna, a marcação com a letra correspondente (R, A, C e I) define quem será o responsável por cada tarefa em cada etapa.
Mas é possível adaptar a RACI às peculiaridades de cada empresa ou projeto. Há, por exemplo, quem prefira subdividir as atividades ou fases em subgrupos. E, também, quem adapte a matriz e insira novas funções — como um M (manager) que gerencie a entrega, um B (backup) para substituir o responsável, caso falte, e assim por diante.
Quais são os benefícios?
Como toda ferramenta, é preciso clareza do que a matriz de responsabilidades pode oferecer para potencializá-la. Veja alguns benefícios da RACI.
Formaliza responsabilidades
Isso evita aquela clássica confusão que ocorre nas organizações: ninguém sabe quem é o verdadeiro responsável por cada atividade. Sem clareza sobre as atribuições, o andamento do projeto pode ser prejudicado pelo esquecimento de tarefas, perda de prazos ou até por desentendimentos internos, quando há dúvidas sobre a liderança.
Identifica e resolve pequenos problemas
O gerenciamento de projetos com base no RACI é focado em:
- identificar problemas;
- resolver conflitos em funções;
- revisar a categorização de funções;
- fornecer à equipe uma oportunidade de feedback.
Vale fazer uma reunião de avaliação de resultados, e trabalhar os pontos que precisam ser fortalecidos.
Alcança melhores resultados
Os cronogramas do projeto normalmente se prejudicam com a duplicação desnecessária de tarefas e responsabilidades. Usar a RACI é uma excelente forma de aproveitar os recursos humanos estrategicamente, maximizando as potencialidades individuais.
Consegue maior controle dos prazos
Quanto maior o projeto, mais variadas serão as funções e áreas operando em conjunto para alcançar o resultado esperado. Isso requer uma gestão de processos excelente, que mantenha a integração e sintonia de todos.
Usar uma matriz de responsabilidades simplifica o fluxo de atividades. E, mais que isso, outros benefícios garantem o cumprimento dos prazos, veja:
- divisão e prioridade de etapas de acordo com a urgência e relevância delas no projeto;
- facilidade de acompanhamento e execução das tarefas;
- implementação direcionada de mudanças para melhorar a execução das atividades;
- facilidade de documentação das estratégias individuais e de identificação dos desvios de processo.
Em resumo, considere a possibilidade de implementar a matriz de responsabilidades na sua empresa e nos seus projetos, e você verá ganhos de qualidade, competitividade e redução de custos.
Quer saber mais a respeito? Converse com uma consultoria experiente e veja como essa ferramenta pode mudar os resultados de suas equipes!
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